Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Aufgaben verbinden, Verantwortung behalten
Ein Agententeam, das zu Deinem Betrieb passt.
Die Anfrageannahme braucht andere Rechte als die Angebotserstellung. Aufmaß und Einsatzplanung brauchen denselben bestätigten Datenstand. Deshalb bauen wir keine Sammlung beliebiger Chatbots, sondern abgegrenzte Rollen mit dokumentierten Übergaben.
Ausgangspunkt für das Erstgespräch
Ein Beispiel-Flow: von der Anfrage bis zur Rechnung
Anfragen- und Terminassistenz
Liest eingehende Anfragen, legt den Fall an und schlägt Aufmaßtermine vor. Antwortentwürfe und Terminzusagen gehen erst nach Deiner Freigabe raus.
Details ansehen →Aufmaß- und Angebotsassistenz
Strukturiert Fotos, Notizen und Sprachmemos vom Aufmaß zu einer Positionsliste und erzeugt daraus einen Angebotsentwurf. Preise und Konditionen gibt der Meister frei.
Details ansehen →Doku- und Abrechnungsassistenz
Ordnet Fotos und Berichte dem richtigen Projekt zu und bereitet Rechnungen aus Leistungsständen vor. Versendet wird erst nach Freigabe.
Details ansehen →Wissensassistenz
Beantwortet Teamfragen aus freigegebenen Unterlagen mit Quellenangabe und überwacht Mängelfristen. Die fachliche Beurteilung bleibt beim Team.
Details ansehen →Die Reihenfolge im Team
Anfrage einlesen, Fall anlegen, Aufmaßtermin vorschlagen, Aufmaß erfassen, Angebotsentwurf erzeugen — dann prüft der Meister und gibt frei. Nach Auftragserteilung führen die Assistenten die Doku und bereiten die Rechnung vor. Widersprüche und fehlende Daten stoppen den Vorgang, statt still weiterzulaufen.
Was vor der ersten Anbindung feststeht
Deine Daten, ein bestätigter Stand
Kunde, Vorgang, Aufmaß und Projekt werden nicht bei jeder Übergabe neu erfunden. Je Information wird das führende System benannt – meist Deine Handwerkersoftware.
Nur die notwendigen Rechte
Der Anfragenassistent kennt die Eingänge, der Angebotsassistent die Vorlagen, der Doku-Assistent die Projekte. Jeder Assistent sieht und ändert nur die Daten, die seine Aufgabe erfordert – dokumentiert und begrenzt. Zugangsdaten gehören in eine Geheimnisverwaltung, nicht in Chatnachrichten.
Technische Übergabe ist keine Freigabe
Ein Assistent darf einen Entwurf an den nächsten weitergeben. Daraus wird keine fachliche Freigabe. Preise, Terminzusagen und der Versand werden von berechtigten Personen bestätigt.
Der Meister prüft und gibt frei
Fachliche Freigaben, Preise und Konditionen, Terminzusagen und der Versand nach außen bleiben bei berechtigten Menschen. Assistenten können ihre eigenen Entwürfe nicht selbst freigeben.
Was Du zum Start mitbringst
- Einen typischen Vorgang, zum Beispiel eine Anfrage bis zum Angebot.
- Die Namen der vorhandenen Programme und wer sie administriert.
- Freigegebene Vorlagen, Zuständigkeiten und bekannte Fehlerquellen.
- Ein messbares Ziel und eine Grenze für Aufwand und laufende Kosten.
Daraus entstehen ein begrenzter Testumfang und ein Kostenvoranschlag. Ein Softwarewechsel, ein Versandkanal oder eine Schreibanbindung wird nicht nebenbei freigeschaltet.
Warum ein Team statt eines einzelnen Chatbots?
Anfragen, Aufmaß, Angebote und Baustellendoku brauchen unterschiedliche Daten und Rechte. Ein einzelner Chat mit allem Zugriff wäre weder übersichtlich noch datenschutzgerecht. Abgegrenzte Rollen mit dokumentierten Übergaben bleiben prüfbar.
Welcher Assistent übernimmt was?
Der Anfragenassistent liest Eingänge und legt den Fall an, der Terminassistent schlägt Aufmaßtermine vor, der Aufmaß-Assistent strukturiert Fotos und Notizen, der Angebotsassistent entwirft. Nach der Freigabe führen Doku- und Abrechnungsassistenten weiter. Geprüft und entschieden wird von Deinem Team.
Wie werden Rechte begrenzt?
Jede Rolle erhält nur die Daten, die ihre Aufgabe erfordert. Lesezugriff kommt vor Schreibzugriff. Kundendaten und Baustellenfotos bleiben nach DSGVO getrennt und dokumentiert.
Kann ein Assistent allein nach außen handeln?
Nein. Versand, Terminzusagen und jede verbindliche Aussage brauchen eine menschliche Freigabe. Assistenten können ihre eigenen Entwürfe nicht selbst abzeichnen.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deinem Betrieb anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit — ob Handwerkersoftware, Kalender oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.