Seit dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Was heißt das für Handwerksbetriebe – und welchen Teil der Rechnungserstellung kann ein KI-Assistent vorbereiten? Dieser Artikel trennt Pflichten, Entwürfe und Freigaben.
Die Pflichten seit dem 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Betriebe müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format, das Programme automatisch weiterverarbeiten können – etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Betriebe mit Zustimmung des Empfängers noch andere Formate nutzen. Ab 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Details klärt im Zweifel die Steuerberatung.
Was ein KI-Assistent vorbereiten kann
Der Rechnungsassistent bereitet aus Leistungsständen, Aufmaß und Auftragsdaten einen Rechnungsentwurf vor – mit Positionen, Mengen und den Angaben, die das gewählte E-Rechnungsformat verlangt. Er kann prüfen, ob Pflichtangaben fehlen, und den Entwurf im richtigen Format bereitstellen. Was er nicht kann: beurteilen, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht und abgenommen ist.
Was im Büro bleibt
Die fachliche Prüfung, die Freigabe und der Versand bleiben beim Team. Bevor eine Rechnung den Betrieb verlässt, prüft eine berechtigte Person Leistungsstand, Preise und Nachträge. Auch Aufbewahrung und unveränderbare Archivierung bleiben Chefsache – die E-Rechnung muss so gespeichert werden, wie sie eingegangen ist. Ein KI-Entwurf ist eine Verarbeitungsstufe, kein Ersatz für das Original.
Der erste Schritt: Deine Software prüfen
Bevor neue KI dazukommt, lohnt der Blick in Deine Handwerkersoftware: Viele Programme können inzwischen selbst E-Rechnungen erstellen oder empfangen. Ein Assistent ist dann sinnvoll, wenn ein konkreter Schritt offenbleibt – etwa das Zusammenstellen von Leistungsständen aus Aufmaß und Stundenzetteln. Die Pflicht selbst erfüllt keine KI: Sie erfüllt Dein Büro, mit klaren Abläufen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich seit dem 1. Januar 2025 jede Rechnung elektronisch versenden?
Nein. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Beim Versand gelten Übergangsfristen – bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers auch andere Formate, danach schrittweise die Ausstellungspflicht. Für Deinen Einzelfall ist die Steuerberatung zuständig.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein gescanntes oder erzeugtes PDF erfüllt die Anforderungen nicht – auch nicht, wenn es per E-Mail kommt.
Ersetzt die KI die Prüfung der Rechnung?
Nein. Die KI bereitet Entwürfe vor und prüft Formalia. Leistungsstand, Preise und Nachträge beurteilt eine berechtigte Person, bevor die Rechnung versendet wird.